閱讀紀錄02|一流工作者都在用的待辦清單:省時、減壓、事情做得完的神奇高校公式

Updated: Feb 2



書名:一流工作者都在用的待辦清單:省時、減壓、事情做得完的神奇高校公式


作者:戴蒙‧札哈里斯Damon Zahariades


推薦等級:★★★★














你有在寫「待辦清單」嗎?


你有使用筆記本的習慣嗎?還是你有在寫手帳呢?又或是更先進,你有在使用GOOGLE行事曆嗎?那你每天都有把你的待辦清單上的事情做完嗎?


如果你有習慣寫待辦清單,但是時常沒有完成你待辦清單上的工作任務,那麼你非常需要看這一本書喔!


閱讀這本書的目的是什麼?


以前我習慣用已經標好日期的筆記本,後來開始接觸子彈筆記,並開始使用專門給子彈筆記使用者的筆記本來寫。使用快一年的時候,我又轉回有標記日期的筆記本,然後我又突然覺得還是子彈筆記比較好,所以我又換回子彈筆記,為什麼我換來換去的?


因為我根本不知道我的問題出在哪裡,我過了一陣子的「鬼打牆」,我一直以為問題出在筆記本身上。


後來我才發現我的問題不在筆記本、手帳或是我用的任何形式的本子,甚至是線上行事曆,我發現我的問題在於我無法完成我寫在待辦清單上的工作任務。因為無法完成,所以造成了壓力,又覺得自己事情很多,可是卻無法完成,導致清單上的任務一直累積,覺得自己很沒有生產力。我時常在想到底是時間不夠用,還是自己的辦事效率太差?


所以,當我看到這本書的時候,我就覺得我有必要看一下,搞不好我還有得救!


這本書在說什麼?


善用待辦清單的八個好處


作者在第一個章節就提供可靠的待辦清單策略應該帶給你的八個好處。如果你的待辦清單沒有提供你以下八個好處,那麼你要重新檢視一下你的待辦清單了。


一個可靠的待辦清單策略可以為你做到這些事情:

  1. 擁有可靠的待辦清單能讓你掌握自己的工作時間。

  2. 你有辦法在截止日期之前完成任務。

  3. 你的待辦清單能確保,你在正確的時間進行正確的任務。

  4. 你可以避免浪費寶貴的時間來處理爛攤子。

  5. 從生產力方面來說,一個合適的待辦清單,能幫助你在更短的時間內完成更多的事項。

  6. 你的待辦清單能大幅減輕你的壓力。

  7. 一個設計得當的待辦清單能夠改善你的注意力。

  8. 一個好的待辦清單,能夠消除你因為專案落後而產生的沮喪感與內疚感。


老實說,我在還沒看這本書之前,我的待辦清單完完全全沒有以上八個好處 (暈),完全就是在寫「心酸的」啊 !



有問題的待辦清單反而會阻礙你的成功


什麼是有問題的待辦清單啊?


作者提出由生產力APP開發商iDoneThis所提供的調查數據,有41%的待辦事項,從未被完成。

這些數據告訴我們什麼?


第一、許多待辦清單都沒有作用。也就是說清單背後的任務管理系統是沒有效用的。


第二、許多人的清單沒有具體列出完成各個任務所需的時間。所以人們傾向於選擇看起來容易完成的任務。也就說沒有考慮到任務的優先順序。


耶~這個不就是在說我嗎?


我就是常常會選擇簡單的、所需時間較短的任務來做,像是洗衣服、晾衣服這些瑣事,而忽略可能要花一兩個小時的工作任務,像是去讀生活教練課程。然後在一天快結束的時候,才發現最重要的事情還沒做完!根本就是惡性循環啊!


第三、許多待辦清單都太長了。當你的待辦事項的清單任務太多時,會造成我們的壓力,因為知道自己無法完成清單上的事項,所以我們會被迫把這些事情往後延遲,甚至捨棄。


最後,很多人在沒有明確掌握自己的行程表與空檔的情況下,就開始進行任務管理。

以上這些就是作者所提到的「生產力悖論」。


我們建立待辦清單的目的是幫助我們分配任務、管理我們的時間,以及完成事情。但是,由於我們使用了構思不周全的任務管理系統,反而無意間破壞了我們努力的清單。如此一來,我們因此喪失生產力,我們完成更少事情,而不是更多事情。

這個…我也有,所以總覺得永遠都有做不完的事情,無形中造成了壓力, 然後就會有總不知所措(overwhelmed)的感覺。


所以結論就是…我的待辦清單是「有問題的」。



為什麼你無法完成待辦清單上的工作


這一章是大重點,直接告訴你八個無法完成待辦清單的原因,我幾乎全中耶!(這不應該高興吧?又不是中樂透…)


無法完成待辦清單的八個原因:

  1. 你誤解了待辦清單的目標

  2. 你忽略了截止日期

  3. 你的清單太長了

  4. 你的清單存在太多變異性

  5. 你給自己太多選擇了

  6. 你沒有為每項任務加上情境

  7. 任務的定義過於廣泛

  8. 你的任務沒有與特定目標連結


所以我不只誤解了待辦清單的「目標」,還有一堆原因…造成我無法完成我的待辦清單!(暈)

你覺得待辦清單的「目標」是什麼?你待辦清單的目標是「完成工作任務」嗎?


如果答案是肯定的話,那麼我要跟你說,朋友,我跟你一樣犯了同樣的錯誤,我們都誤解了!


待辦清單的主要目標是,幫助你管理任務與專案,並突顯出重要的事情。

蝦?你說啥?這跟「完成工作任務」哪裡不一樣啊?


說的再簡單一點,你的工作清單不是用來完成所有事項的工具,它是一個會確保你完成「正確」的事情的工具。




我的待辦清單沒有「截止日期」。


沒有截止日期的待辦清單,就是一個願望清單。

我覺得這句話乍看之下很好笑,但是再看一次突然有點惆悵感…


如果你的待辦清單沒有截止日期,你就不會有動力去完成,而且容易導致習慣性拖延。

設定截止日期能夠激勵我們採取行動並完成任務,也能夠幫助我們衡量在時間管理方面的成效,更重要的是能夠讓我們在有限的時間將注意力放在需要的地方。

你的待辦清單有沒有截止日期呢?



十個最受歡迎的待辦清單系統


作者提供了十個最受歡迎的待辦清單系統,有些我還真的沒有聽過,不過最普遍的應該是策略一「大量、全包式清單」也就是大部分的人會使用的清單,包括我。


作者提供了每個待辦清單系統的優缺點,但是他也特別說明了一件事情,適合別人的不代表適合你,所以最重要的還是要找到「適合」自己的待辦清單系統。


十個最受歡迎的待辦清單系統:

  • 策略一:大量、全包式清單

  • 策略二:「任務+開始日期+截止日期」清單

  • 策略三:待辦清單搭檔:總工作清單+每日工作清單

  • 策略四:「3+2」策略

  • 策略五:1-3-5 法則

  • 策略六:專案型系統

  • 策略七:3-MIT方法

  • 策略八:看板方法

  • 策略九:矩陣系統 (Matrix System)

  • 策略十:搞定事情(GTD)


這裡,我要特別說明一下策略七「3-MIT方法」。MIT是Most Important Task (最重要的任務) 的字首縮寫。「3-MIT方法」是指一天當中選出最重要的三件事情,這三件事情必須要優先完成,才能去做其他的任務。


我目前是使用這方法來管理我的待辦清單的,我個人覺得還滿有效的。



如何打造完美的清單


建立一個有效的待辦清單讓你輕鬆的按時完成最重要的工作,減輕你的壓力、消除你的挫折,以及幫助你在過程中集中注意力和避免干擾。一個有效的系統不僅幫助你掌握你的工作流程,還可以幫助你管理你的日常生活。

  • 步驟一:區隔當前的任務與未來的任務

  • 步驟二:根據預期成果定義任務

  • 步驟三:把專案拆解成多項單獨的任務

  • 步驟四:為每項任務設定截止日期

  • 步驟五:把當前任務的數量限制在七項

  • 步驟六:依據專案、類型或地點來管理任務

  • 步驟七:刪去清單上不必要的任務

  • 步驟八:估計完成每項任務所需的時間

  • 步驟九:使用主動式動詞引導每項任務

  • 步驟十:留意哪些任務需要其他資源的投入


這裡我提出幾個我覺得還不錯且自己也有在用的策略。


步驟三:把專案拆解成多項單獨的任務


完成專案的唯一方法是,先將專案拆解分成較小的任務,讓它們看起來更容易做到。


我個人還滿推薦步驟三的,將專案拆解成小一點的任務,例如:打掃家裡,可以寫成細項,吸地板、拖地板、擦桌子、收拾遊戲室玩具等等,當你看到「打掃家裡」可能會讓你感覺有壓力,因為你知道打掃需要一個步驟以上,且有很多地方要打掃,光是想就會讓人退縮,所以建議拆成小任務比較不會有壓力。


我在讀LIFE COACHING的時候常常看到待辦清單上面寫「STUDY TCI」我就覺得壓力好大,因為超多東西要讀的,可是當我看到這個方法之後,我開始把要讀的部份分成小任務,例如:今天讀的範圍是Level 1 的第2章的第4個課程,我會先上網看一下這課程的時間長度,每天大概抓一個鐘頭的讀書時間。這樣子做我發現減輕了我的壓力以外,我也比較不會有拖延的毛病出現。套一句我的教練跟我說的話,我受益良多…


A small step is better than no steps. 一小步比完全沒有邁出步伐的好。

步驟五:把當前任務的數量限制在七項


這裡的七項指的是需要至少15分鐘以上才能完成的任務,很多事情只需要一兩分鐘內處理好的就不應該歸類在每日的待辦清單的七項任務當中,例如:整理床鋪或是回覆一通電話。


說真的,一天當中能完成的事情真的有限。雖然作者說限制在七項,但是我覺得我一天要完成七項都有困難。我猜可能跟我是二寶媽有關係吧?我會再試試看…到時候成功再跟大家說。(目前還在摸索中,一天能完成最重要的三件事情已經很了不起了!)


步驟六:依據專案、類型或地點來管理任務


將總清單上的每項任務分類,建議為每個專案、每種任務類型,以及每個地點,建立一個單獨的清單。


假使你是在紙上建立待辦清單,任務分配多個情境可能會有困難,解決的方法就是以顏色進行區分。


例如:紅色代表在家,藍色表示創作型工作


這一點我倒是沒有像作者分的這麼細,依照專案、任務類型以及地點去分顏色。


不過我自己本身就有習慣以螢光筆來區分我的待辦清單,有時候乍看一堆同顏色的字體時,會比較容易忽略,所以我通常會再加上螢光筆,例如:小孩相關的就是用黃色的螢光筆,所以當天的待辦事項如果有黃色的螢光筆我就會比較注意。工作則是用藍色的螢光筆,預約則是使用粉紅色。


我想接下來我會試試看利用不同顏色來分類我的專案。


步驟七:刪去清單上不必要的任務


讓你的總待辦清單保持簡單,定期精簡你的清單,刪除一些不再有必要,與目標不再相符的任務。精簡化可以提高效率,將總清單範圍限制在發展最重要的工作任務。


如果你跟我一樣總是覺得清單上的任務無法完成,那麼這個方法我覺得可參考一下,尤其是當你的待辦事項跟你的目標不相符的時候就可以刪除。以下作者提供了哪些類型的任務可以刪除。


哪些類型的任務可以刪除?

  • 1. 願望

通常應該被當成專案,不是可執行的任務。

  • 2. 不明確的任務

不明確的任務是指缺乏情境的任務。

  • 3. 不重要的任務

不重要的任務可以刪除。隨機被記錄下的任務,接著便訊速被遺忘。

  • 4. 下定決心要做的事

下定決心是指做出承諾去做一件事,這與一般的待辦事項不同,這通常需要改變習慣。建立一個獨立的清單,並且拆成小型、可執行的任務,並設定截止日期。例如:減肥。



如何維持一個有效運作的待辦清單系統

  • 要訣一:把「微型任務」列在批次處理清單 (這對我來說是最受益的,後面會說明)

  • 要訣二:對挫敗感保持警覺

  • 要訣三:根據情境定義你的待辦清單

  • 要訣四:進行每週回顧

  • 要訣五:更新你的目標清單

  • 要訣六:避免陷入方法論的困境中

  • 要訣七:建立遵循適合你的系統

  • 要訣八:持之以恆


這裡我要分享一下我自己曾經犯過的錯,就是要訣六:避免陷入方法論的困境中


我曾經試過很多種方法來管理我的工作任務,不管是手機APP、電腦、或是手寫的方式,搞到最後我發現我花了過多的時間在搞那個應該幫助我時間管理的APP,反而阻礙了我應該真正該做的事情。


這就是作者所說的:「當我們過於專注幫助我們時間管理而創建的方法論,以至於對我們的生產力帶來負面影響。原本是幫助我們而設計的系統,卻成為阻礙我們發展的系統。若你使用的系統非常複雜,需要耗時許多時間來維護,這將會阻礙你的生產力。你的待辦清單系統是來支援你的,它的存在是為了幫助你完成重要的事情,使你離你目標更近。它不是用來支配你的生活。

所以當你覺得自己花了過多的時間在「設計」子彈筆記本,或著花了過多的時間在研究手機上某個時間管理的APP,就必須要有警覺,除非你本身就很愛設計以及畫畫,或是你是3C產品高手,不然我認為那只會阻礙你的生產力。



我的讀後感 - 最受益的要訣


又是一本滿滿乾貨的書,除了找到我待辦清單的問題以外,我還找到適合我自己的完美清單。

最讓我印象深刻也是最有益的要訣是把「微型任務」列在批次處理清單,批次處理清單指的是將所有微型任務整理在一起,並且在一段工作時間內處理它們。微型任務是指十分鐘以內可以完成的事項,並不屬於每日待辦清單,每日待辦清單應該留給需要更多時間、高價值的任務(至少15分鐘)。例如:鋪床、寄郵件、啟動洗衣機清洗衣物、預定晚餐、倒垃圾...


因為零散的處理微型任務會使你分心,破壞你的動力,打斷工作流程、扼殺創造力。


我發現批次處理清單真的很好用,很適合來處理家事以及瑣事。以前會把瑣事(家事)跟需要花一個鐘頭以上的事項寫在一起,我通常會選擇簡單的瑣事來做,而忽略掉真正重要的事情。


所以,現在我的完美待辦清單包含了3-MIT以及批次處理清單,我會將最重要的三件事情寫在一起,接著才是批次處理清單,做完最重要的三件事情才會去做一些瑣事。


我的TAKEAWAY


以下是我從書裡選出五個TAKEAWAY,我喜歡且認同或產生共鳴的幾段話。

  1. 當你在改變你的習慣時,或許會面臨挫折,在你努力維護你的待辦清單系統時,你可能會認輸,這是可以理解的,因為以好習慣取代壞習慣是個艱難的任務。關鍵是當你跌到時,你會選擇怎麼做?有人認為維護他們的待辦清單系統太難了,並且把失敗當成無法成功堅持下去的證據。以失敗的態度,任由系統瓦解,然後屈服於結果。另外一些人選擇接受事實,他們知道偶爾會跌倒,不過,他們沒有放棄,他們選擇原諒自己,然後再度回到馬鞍上。

  2. 帕金森定律:『當你有多少時間可以完成工作,你就會延長你的工作來填滿可用的時間。』

  3. 沒有一個完美的待辦清單系統。對別人來說有用,對你來說可能無用。

  4. 你的任務清單的目標並不是確保你完成所有的事情。它們的目標是確保你把有限的時間與注意力,集中在最重要的工作上。

  5. 有效率不等於保持忙碌。有效率代表根據你的短期與長期目標,去完成對的事情。

希望以上對你有所幫助。



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