先規劃再動手整理,生活事半功倍

Updated: Feb 19


你是一個會「先計劃」還是「靠直覺」去做事情的人呢?


你覺得哪一種方式比較適合你?


哪一種對你來說比較有效率呢?


為什麼要先規劃?


或許你會覺得與其事先規劃拿筆寫下要做的事情,為何不如就直接去做呢?其實這想法也沒有錯喔!或許你覺得事前規劃很花時間,但是你知道事前規劃的好處以及重要性嗎?


尤其是當事情一多,以及身旁有小孩以及小小孩的時候,很容易在做事情時被打斷,被打斷後就會突然忘記自己要做甚麼事情了!〈我絕對不會承認自己一孕傻三年〉


我發現有了小孩以後,我做事情無法一氣呵成,常常剛剛要坐下來就被小孩打斷。所以我習慣把要做的事情先寫下來,即便被小孩打斷,回頭我只要看看自己寫下來的待辦事項就不會忘記該做的事情了。


事先規劃的重要性


其實在我們的生活當中,我們常常都在規劃事情。舉例來說:因工作需求出差,事先規劃出差行程以及拜訪客戶的時間;小孩要放暑假或是寒假,事先規劃家庭旅遊行程;全職媽媽想著這幾天晚餐要吃什麼,事先去買食材;隔天早上有重要客戶來訪,前一天晚上先想好要穿什麼衣服或是事先準備好跟客戶開會的內容都算是規劃喔!


假如沒有事先規劃,除了手忙腳亂以外,可能會導致許多事情無法完成喔!例如:出差若沒有事先規劃好,可能見不到客戶,客戶可能沒有空或是放假去了;家庭旅遊沒有事先規劃好而導致有些地方沒辦法去;晚餐沒有事先規劃好,所以只能隨便吃〈炒飯〉?隔天早上要見客戶,沒有事先規劃決定好要穿的衣服,結果當天早上因為無法決定而遲到,或是沒有準備好開會內容而失去一個客戶!這些都是有可能會發生的狀況喔!


事先規劃的好處


事先規劃有哪些好處呢?


一、 幫助記憶


事先規劃可以幫助你的記憶,把你的待辦事項、規劃、計畫都寫下來,雖然我們的大腦可以裝得下很多東西,但是當事情一多的時候就會很容易忘記某些事情;或是隨著年紀增長,事情一多就很容易忘記其中幾項。善用筆記紀錄或是事先規劃的方式並無壞處,事先規劃等同於是你的另一個大腦,可以幫助你記憶。


二、 有效安排事情的先後順序


當事情很多的時候,我們往往會不知所措,但是如果你有事先規劃,就可以避免因為不知所措而浪費掉的時間。例如:以前當國外業務的時候事情很多,如果沒有事先安排事情的先後順序,往往一整天下來發現完成的事情很有限,但是如果有事先安排事情的先後順序的話,只要專注於自己所安排事情的先後順序,工作就會變得很有效率!


三、 減少突發狀況的發生


事先規劃的另一個好處是減少突發狀況的發生,因為有事先規劃,等同於在腦海裡先跑過一遍,所以會更清楚地知道自己的方向以及做事情的順序,進而減少突發狀況。


「整理」這件事情更需要事先規劃!

你有沒有曾經要整理書房,然後才一開始整理就被充滿回憶的書籍吸引,結果看起書來,或是發現國中畢業紀念冊,結果埋在回憶當中,然後半天過去了,整理進度只有3%或是根本沒有進度;或是本來打算整理客廳,結果把小孩的玩具和故事書拿到書房後,突然覺得書櫃很亂而開始整理書房,結果一天下來,客廳跟書房都沒有整理完,要避免發生這樣的狀況就必須事先規劃,這樣子才能事半功倍喔!


先規劃再動手整理,你可以怎麼做?


一、 將要整理的範圍列出來


1. 將家裡的每一個待整理的「處室」列出來。


2. 將每一個處室內的所有收納櫃以及家具列出來。


譬如:客廳內會出現的收納櫃以及家具可能包含電視櫃、茶几、沙發等。



二、 動手畫出處室內的收納位置圖


1. 將處室內的收納櫃大略畫出位置圖。


譬如說:電視櫃如果有抽屜或是有櫃子,我會先將櫃子以及抽屜大致上畫下來,有幾個抽屜以及有幾個收納空間都畫下來。



2. 將所有物品列出並分類


將這個處室內的所有物品列出,並且分類。我會先在紙上把物品大致上分類後,再將每一個分類的物品應該定位在哪一個抽屜或是櫃子內用箭頭畫下來。




三、 依照整理的範圍給自己設定一個「整理的時間」與「完成的期限」


幫自己設定一個「整理的時間」「完成的期限」非常的重要!

設定整理的時間是指利用「一天的時間」或是「兩天的時間」整理一個處室;如果家裡比較大、雜物比較多,覺得自己必須花比較久的時間來整理的話,也可以給自己設定利用「一週的時間」整理一個處室。


設定「完成的期限」目的是為了讓自己必須在設定的期限內完成一件事情,如果沒有設定一個完成的期限就會覺得反正我還有時間,我明天再處理或是我下週末再來處理,通常在這狀況下就是無限延期了!


舉例說明:假設今天我要整理客廳,我要先思考客廳的大小來設定一個整理的時間與完成的時間,由於我家的客廳不大,所以我給自己一天的時間來整理,那麼我的完成期限就是一天內要完成客廳的整理。你也可以依照自己列出要整理的範圍來定整理的時間與完成的期限,譬如:客廳內有電視櫃、茶几、沙發,那麼可以分成電視櫃&茶几→半天時間,沙發→半天時間。這樣客廳就要花一天的時間來整理。



四、 實際動手整理


事先規劃好之後就可以開始動手整理囉!

實際動手整理的步驟可以參考這篇文章《對我來說,什麼是整理?整理對我的影響?》


簡單說明一下整理的步驟:

1. 斷捨離

將不需要、沒有在使用、未來也不會再使用的物品通通都丟棄或是捐出去吧!整理要先斷捨離,沒有斷捨離的整理,效果是有限的。


2. 物品分類

我們已經在紙上操作先大致上將物品分類好了!現在就只差實際行動了!


3. 物品定位

我們已經先在紙上將大致上的定位先規劃好了!現在就只差實際行動了喔!


4. 物品收納

實際將物品收納到櫃子或是抽屜裡吧!



5. 清潔

記得要清潔喔!櫃子內部、架子上面或是物品本身都要擦拭過喔!


快過年了!你準備好要大整理了嗎?記得先規劃再動手整理喔!

畫完圖如果需要我幫忙看的,歡迎留言給我喔!



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